De gratis manier om contacten en agenda’s tussen je iPhone en Mac’s te synchroniseren

Vroeger, toen de euro’s nog van hout waren, werd data overdracht op een hele andere manier aangepakt. De eerste mobiele dataoverdracht waar ik mee in aanraking kwam waren de “floppy’s”. Als je net zoals ik voor het tijdperk van het internet aan de slag bent gegaan met computers dan kun je je deze buigbare zwarte opslagschijfjes nog wel herinneren. De eerste versies van deze vierkante “onderzetters” bezaten een capaciteit die minder dan 1MB was. Tegenwoordig is dit natuurlijk een lachertje, maar toentertijd werden deze schijfjes een prima manier om data tussen systemen uit te wisselen of over te zetten. Tevens werden de floppy’s gebruikt voor permanente dataopslag.

Tegenwoordig wordt data op een totaal andere manier overgedragen en opgeslagen. Sinds de introductie van internet wordt veel data opgeslagen “in de wolken”. Hiermee wordt bedoeld: ergens op een server in de wereld die 24 uur per dag met het internet is verbonden. Dit levert veel voordelen op. Het grootste pluspunt is waarschijnlijk het altijd en overal aankunnen van jouw eigen gegevens en bestanden. Dit is ook de kern van het online synchroniseren van gegevens.

Het synchronisatie probleem

Een welbekend probleem is het synchroon houden van informatie over meerdere platformen. Één systeem en een mobiele telefoon is vaak wel te overzien. De gegevens worden mooi gesynchroniseerd als de telefoon op het systeem wordt aangesloten. Tot zover nog geen problemen dus. Maar wat als er een tweede systeem bij komt? Of misschien bestaat je netwerk wel uit tien systemen. Het synchroniseren tussen telefoon en computer is nog steeds geen probleem, maar hoe krijg je de informatie van systeem nummer 1 naar systeem nummer 2? En hoe weet je wel zeker dat alle systemen in het netwerk up to date zijn?

Ik zelf liep een maandje geleden tegen hetzelfde probleem aan. Ik wilde zonder al teveel moeite mijn contacten en agenda’s synchroniseren tussen mijn iPhone, iMac en MacBook. Na wat “research” te hebben verricht ben ik tot twee conclusies gekomen:

1. Synchroniseren kan op meerderen manieren, en kan je in verhouding veel geld kosten. Ook is niet elke manier even handig te noemen.
2. Google is your friend! De services van dit bedrijf zijn geheel gratis te gebruiken en ze integreren behoorlijk goed met OS X.

Laten we om te beginnen maar eens kijken naar de verschillende mogelijkheden.

De onhandige manier

Als eerste de onhandige manier: via de iPhone. Begrijp me niet verkeerd, de synchronisatie tussen OS X en iPhone werkt perfect via iTunes. Deze synchronisatiemethode heeft dan ook lange tijd mijn voorkeur gehad. Je komt thuis aan het einde van de dag, zet je iPhone in je dock, en klaar ben je.

Er zit echter één groot nadeel aan dit systeem: het synchroniseren van je gegevens over meerdere Mac platformen is wat lastig. Je iPhone dient in dit systeem als centraal opslagpunt. Wil je dus je gegevens op alle platformen gelijk houden zul je telkens als je nieuwe kalender afspraken of contacten toevoegt, verwijderd of wijzigt het apparaat moeten aansluiten op alle Mac’s die je wil voorzien van de gewijzigde data. Het grote voordeel aan deze optie is dat er geen kosten aan zijn verbonden. Het enige wat je nodig hebt is iTunes, en dat is standaard geïnstalleerd op elke Mac. Daarnaast moet je uiteraard in het bezit zijn van een iPhone of iPod Touch.

Persoonlijk vond ik dit geen fijne oplossing. Aangezien ik mijn MacBook niet elke dag gebruik zou ik dus elke keer na het opstarten van het apparaat mijn iPhone moeten aansluiten om de laatste gegevens te downloaden. Erg ongemakkelijk, en dus viel deze keuze voor mij snel af.

De handige en dure manier

Apple herkent het synchronisatieprobleem als geen ander en heeft daar zelf erg slim op ingespeeld met de online storage service “MobileMe”. Dit is wat mij betreft het synchronisatie paradijs. Het integreert naadloos met Mac’s, iPhone’s en zelf PC’s die Outlook geïnstalleerd hebben.

Maar MobileMe gaat nog een stapje verder. Wat dacht je van online foto en mail synchronisatie, en een heuse webspace van 20 GB om allerlei soorten files te delen! Naast de integratie in OS X, iPhone en Outlook biedt Apple tevens een fantastische webbased interface aan. Handig, als je op een vreemde computer zit en toch bij je bestanden wil. Dit alles werk met “push” technologie: je datawijzigingen worden direct doorgevoerd op de overige apparaten. Je hoeft dus nooit meer handmatige handelingen te verrichten of te wachten op een synchronisatiemoment. Een paar seconden na je wijzigingen is alles up-to-date.

Dit alles klinkt te mooi om waar te zijn, en dat is het helaas ook. Aan al deze pracht en praal zit een ferm prijskaartje verbonden. Voor €79,- heb je een jaarabonnement op deze service. Als je net als ik alleen je agenda en contacten wil synchroniseren en de overige services weinig tot niet gaat gebruiken dan mag deze oplossing duur genoemd worden. Zodoende viel voor mij deze optie ook af.

Ben je echter op zoek naar een veelzijdige oplossing en ben je bereid om daar wat centen voor neer te tellen dan is MobileMe iets voor jou. Een ding is zeker: “the Apple way” is de gemakkelijkste oplossing om je data altijd en overal up to date te houden.

De iets moeilijkere maar extreem goedkope en later zelfs gratis manier

Heb ik je aandacht getrokken met zo’n titel? Goed zo. Houd je aandacht erbij, want hier wordt het iets ingewikkelder. Deze oplossing vergt enige inspanning, maar werkt uiteindelijk wel automatisch, naadloos en is het bijna geheel gratis. Sterker nog, als je nog een maand of drie geduld hebt dan kun je deze oplossing geheel gratis toepassen! Maar goed, ik loop op de zaken vooruit.

Vooraf een aantal belangrijke mededelingen. Ten eerste: maak backups van je data! Er zullen wat gegevens gewist en vervangen gaan worden tijdens deze procedure. Alles zal veilig gebeuren, maar backups maken is een must! Donder je tijdens het initiële synchronisatieproces per ongeluk een volle theepot over je Mac heen dan ben je letterlijk en figuurlijk nat. Exporteer je adresboek en iCal kalenders dus eerst!

Een tweede punt zijn de benodigdheden. Men heeft het volgende nodig:

1. De meest recente versie van OS X Leopard. Helaas Tiger users, deze oplossing werkt niet voor jullie.
2. Een Gmail en Google Calendar account. Beiden zijn gratis aan te maken. Don’t worry, je hoeft geen e-mail te gaan sturen vanaf Gmail. De service functioneert alleen als opslagplaats voor je contacten. Let op: wil je zowel contacten als agenda’s synchroniseren op je iPhone en Mac, dan moet je Gmail account gebruikt worden als inlognaam voor Google Agenda. Log je dus bij Gmail in als mijngoogleaccount@gmail.com, dan dien je voor Google Agenda ook mijngoogleaccount@gmail.com als e-mail adres te nemen. De reden hiervoor wordt later in dit bericht uitgelegd.
3. iPhone OS 2.2 of hoger. Om te synchroniseren met Google is OS 2.0 vereist. Is dit niet aanwezig dan valt de iPhone synchronisatie mogelijkheid helaas af. Alle andere Mac’s in je systeem kunnen nog wel gesynchroniseerd worden.

Synchronisatie van iCal op de Mac

De eerste stap is het overzetten van je agenda’s vanaf je Mac naar Google Agenda. Heb je een iPhone, zorg er dan voor dat je Mac de laatste versie van je agenda’s bevat. Synchroniseer de telefoon dus even via iTunes.

Het daadwerkelijke overzetten van agenda’s naar Google is een fluitje van een cent:

1. Start iCal op.
2. Klik je agenda die je wil synchroniseren aan.
3. Ga naar Archief -> Exporteer… en sla je agenda op.
4. Log in bij Google Agenda.
5. (Optioneel) Maak een nieuwe agenda aan.
6. Klik onder Mijn Agenda’s aan de linkerkant op Instellingen (Settings).
7. Klik op Agenda importeren (naast nieuwe agenda maken).
8. Selecteer je .ics bestand dat je zojuist hebt opgeslagen, selecteer de agenda waar de afspraken in moeten komen staan en klik op importeren.
9. Herhaal de bovenstaande stappen voor alle andere agenda’s die je wil synchroniseren.

Nu al je data in Google Agenda staat, is het tijd om je agenda’s terug te synchroniseren naar je Mac. Hiervoor gebruik je Calaboration. Download het programma en installeer het.

Het instellen van het programma is ontzettend simpel en heeft geen uitgebreide uitleg nodig. Kleine tip: iCal dient afgesloten te zijn tijdens het aanmaken van nieuwe kalenders. Na de installatie van Calaboration kunnen alle lokale kalenders, die nu gekopiëerd zijn naar Google, worden verwijderd.

Synchronisatie van contacten op de Mac

Het synchroniseren van je OS X Address Book en je Gmail contacts is lastig. De reden hiervoor is dat Google zelf geen tool beschikbaar stelt om dit te bereiken. Er zit een Google contact sync in Address book ingebouwd, maar deze werkt alleen als je in het bezit bent van een iPhone. Daarbij komt ook nog eens dat deze optie niet werkt als je je iPhone via het Exchange protocol van Google synchroniseert. Aangezien we persé deze optie nodig hebben om zowel je contacten als je agenda’s te synchroniseren op je iPhone valt deze ingebouwde OS X optie af.

Binnenkort komt de nieuwste versie van OS X uit, genaamd Snow Leopard. Één van de vele nieuwe opties in deze versie is het synchroniseren van je Address Book met Google, zonder gebruik te maken van een iPhone. Dit zou het synchronisatie probleem in één klap oplossen. Het beste van alles is dat deze feature binnenkort dus standaard op alle Macs aanwezig zal zijn. Ok, je dient hiervoor wel te upgraden naar Snow Leopard, maar die kosten zijn meer dan schappelijk te noemen: voor $29,- heb je een upgrade vanaf OS X Leopard. Het nadeel is dat Snow Leopard in september gelanceerd wordt. Dat is dus nog drie maanden wachten.

Ik neem aan dat je, net als ik, geen zin hebt om drie maanden al je contacten handmatig in zowel het OS X Address Book als Gmail in te voeren. Ik heb wat onderzoek gedaan, en ben tot de conclusie gekomen dat alle alternatieven die op dit moment beschikbaar zijn erg onhandig, of niet gratis zijn.

De onhandige manier heb ik hierboven al uitgelegd: synchroniseer je contacten via iTunes met je iPhone en synchroniseer je iPhone weer met alle Mac’s die je up to date wil houden. Zoals ik al zei vind ik deze manier nogal omslachtig. Ik wil liever een methode waar ik niet naar om hoef te kijken. Het hele proces moet dus geautomatiseerd worden.

Gelukkig biedt SyncMan uitkomst. Het programmaatje kost €9,95 en is makkelijk via PayPal aan te schaffen. Nog niet alle contactgegevens worden gesynchroniseerd, maar het biedt wel uitkomst voor het up to date houden van de basisgegevens van personen of bedrijven. Ook de setup van dit stukje software is erg makkelijk en vereist geen verdere uitleg. Let op: versie 1.2.1 synchroniseert geen adresgegevens, alleen e-mail adressen. De bèta van versie 1.3 doet dit echter wel.

De setup van dit programma is een fluitje van een cent. Let wel goed op hoe je de synchronisatie instelt. Stel SyncMan zo in dat het programma je contacten synchroniseert met Google en dus niets overschrijft. Open SyncMan, klik op account en kies onderin voor “Sync Gmail Contacts with Address Book”. Stel tevens de synchronisatietimer op 15 minuten in, zodat het niet lang duurt voordat je gegevens worden weggeschreven naar en opgehaald van Gmail. Als de installatie goed is verlopen dan zou je nu al je contacten in Gmail moeten hebben staan.

Op dit moment heb je zowel je contacten als agenda’s gesynchroniseerd met Google’s services. Herhaal deze procedure voor alle Mac’s die je wil synchroniseren. Ben je niet in het bezit van een iPhone, dan kun je nu stoppen met lezen.

Synchronisatie van contacten en agenda’s op iPhone

Het synchroniseren van je gegevens op je iPhone verloopt volledig via Google. Je zult na deze stappen gewoon gebruik kunnen maken van je standaard iPhone apps. Het enige verschil is dat deze nu direct worden gesynchroniseerd met Google. Tevens worden nieuwe contacten en agenda afspraken direct doorgepusht naar je iPhone als deze vanaf andere systemen worden gemaakt. Je bent dus altijd en overal up to date.

Het synchroniseren van zowel contacten als agenda’s verloopt via een Exchange account op je iPhone. Zoals ik eerder al had aangegevendient je Gmail adres te worden gebruikt voor je Google Agenda account. De iPhone biedt namelijk maar ondersteuning voor één exchange account. De inlog gegevens voor Gmail en Google Agenda dienen dus gelijk te zijn en op dezelfde account te worden aangemaakt (dus via één e-mail adres).

Het synchroniseren van je gegevens wordt duidelijk beschreven in deze guide door Google zelf. Let op: tijdens deze procedure worden zowel je contacten als agenda’s gewist van je iPhone, en vervangen door de gegevens die opgeslagen zijn in Gmail en Google Agenda. Controleer dus eerst of alle gegevens in je iPhone ook aanwezig zijn in je Google accounts. Voer deze procedure pas uit na dat je alle gegevens vanaf je Mac hebt weggeschreven naar Google!

Als je maar één agenda wil synchroniseren, dan ben je nu klaar en heb je zowel je contacten als je agenda gesynchroniseerd met al je Mac’s en je iPhone. Wil je echter meer dan één agenda synchroniseren, dan zul je nog wat extra stappen moeten doorlopen:

1. Start Safari op je iPhone op.
2. Navigeer naar http://m.google.com/sync/.
3. Als het goed zie je nu: “Apparaat niet ondersteund”. Klik op Taal wijzigen, onderin het scherm.
4. Kies English (zonder UK).
5. Kies “Sign in with your Google Account” en vul je gegevens in.
6. Selecteer “iPhone” en kies de kalenders die je wil synchroniseren. Er zijn maximaal 5 kalenders toegelaten.
7. Kies “Save” en je iPhone kalenders worden nu automatisch gesynchroniseerd met je iPhone.
8. Controleer voor de zekerheid je kalenders in je iPhone.

That’s it! Je gegevens zijn nu volledig gesynchroniseerd over al je Mac’s en je iPhone!

Conclusie

Zoals ik al zei vergt deze methode enige inspanning, maar na de installatie en configuratie van de verschillende apps ben je wel altijd en overal up to date. De totale kosten bedragen €9,95 en zijn éénmalig. Dat is dus zo’n €69,- goedkoper dan MobileMe, wat overigens jaarlijkse kosten met zich meebrengt.

Als je nog eventjes geduld hebt dan kun je deze methode waarschijnlijk volledig gratis toepassen. In september verschijnt Snow Leopard en in deze nieuwe versie van Apple’s besturingssysteem zit de mogelijkheid om contacten met Google te synchroniseren standaard ingebouwd. Deze mogelijkheid zou de aanschaf van SyncMan overbodig maken en daarmee zouden de enige kosten die aan dit systeem verbonden zitten komen te vervallen.

Tot slot wil ik iedereen erop attenderen dat SyncMan een gratis proef periode van 30 dagen hanteert. Hierdoor kun je dus één maand lang dit systeem volledig gratis uitproberen, om te kijken of deze oplossing voor jou is geschikt!

Voor nu ben ik dik tevreden met dit systeem. Mijn contacten en agenda’s worden automatisch in de achtergrond gesynchroniseerd. Daar ligt ook de kracht van deze methode: je hoeft nergens meer naar om te kijken, alles wordt automatisch voor je gedaan.

Pics: www.apple.com, www.google.com

Gepost op 16-06-09 om 19:03 | 1 Reactie

Tags: Address Book, Gmail, Google, iPhone, iTunes, Leopard, Mac, MobileMe, OS X, Snow Leopard, synchronisatie, SyncMan

Onderwerp(en): Apple